Різні приклади ділового листа (або службового) представлені в розділі
«зразки листів». Тут і зараз давайте розглянемо основні правила ділового
листування, освоєння яких дозволить вам зменшити витрати часу на
ведення діловодства.
Бланк листа
Головне правило – завжди використовуйте фірмовий бланк для написання ділового листа. Цим ви підкреслите солідність своєї організації, як кажуть «зустрічають по одягу». Вид використовуваних бланків та склад реквізитів (по-іншому елементів оформлення) листа повинен бути закріплений, наприклад, наказом організації, якщо є інструкція з діловодства, то тоді там.
Дана стаття написана з урахуванням рекомендацій ГОСТ Р 6.30-2003 «Вимоги до оформлення документів». І відповідно до цього стандарту можна використовувати бланк листа з кутовим розташуванням реквізитів або бланк листа з поздовжнім варіантом їх розташування.
Бланк листа має містити інформацію про організації, що дозволяє легко ідентифікувати. Наприклад, логотип, найменування організації, скорочена назва (якщо закріплено в установчих документах), поштова адреса, контактні телефони, адреса сайту та електронної пошти та інші дані організації, або щось з перерахованого можна виключити.
Правила ділової переписки
Для ведення ділового листування використовується природно офіційно-діловий стиль, його характеризує стислість і ясність викладу суті питання, стандартизація використовуваних фраз, відповідність нормам етикету.
Діловий лист необхідно складати з одного питання або декількох, але взаємопов\’язаним. Якщо вам треба в одну і ту ж організацію звернутися по різним тематикам, то напишіть кілька листів на одну адресу.
Згідно з правилами ведення ділової переписки прийнято відповідати на всі листи, за винятком надісланих для відомості. Оперативно і чітко відповідайте на всі поставлені питання. Затримка з відповіддю розцінюється як відмова від співробітництва.
Текст ділового листа повинен бути написаний простими фразами (не потрібні витіюваті звороти мови) в нейтральному тоні (не треба ніякої емоційності, надмірної люб\’язності, брутальності) без зайвих подробиць (які не відносяться до даного питання). Постарайтеся обійтися без орфографічних і пунктуаційних помилок.
Ви повинні чітко уявляти мету ділового листа – нове співробітництво, збільшення продажів, викласти претензії, прискорити оплату послуг, висловити співчуття, запросити на презентацію, привітати і т. д.
Правилами ділового листування у відповідності з етикетом допускаються такі варіанти поводження:
«Шановний пане Новосельцев!» – припускає дистанцію і носить офіційний характер,
«Шановна Євгенія Станіславівна!» – показує налагодженість ділових відносин, зменшує дистанцію,
«Шановні панове!» – вживається при колективному зверненні.
Структура тексту ділового листа зазвичай складається з наступних частин:
спочатку пояснюють причини, підстави, мети написання листа,
потім пропонуються з вашої точки зору рішення, висновки, прохання, пропозиції, рекомендації,
завершують послання коротким резюме, підбиттям підсумків («сподіваємося…», «впевнені…»).
Як викладається діловий лист:
Просимо надати дані про…, підтверджуємо отримання…, направляємо на розгляд проект договору… і т. п.
«З повагою,» «Щиро Ваш»
або в більш позитивному ключі –
«З найкращими побажаннями»,
«З надією на продовження співпраці»,
«З інтересом чекаємо від Вас нових пропозицій»,
«Завжди раді надати Вам послугу» і ін
Ось ви і отримали необхідний мінімум знань на тему «Ділове листування». Вам так само буде цікаво для продовження вивчення правил ведення ділової переписки прочитати статтю про оформлення ділового листа, про вимоги до реквізитів листа. Наприклад, як правильно вказати адресата, поставити підпис і про інших важливих елементах. Я сподіваюся, що матеріал викладається кратно, зрозуміло і головне корисно.
