Як правильно написати пояснювальну записку?
Пояснювальна записка
представляє собою діловий документ, який знаходиться у внутрішньому
зверненні організації. Зміст документа передбачає пояснення
причинно-наслідкового зв\’язку між подією, вчинком чи фактом, зазвичай
негативного властивості, який вже відбувся. Пояснювальна записка може
бути супроводом основного документа, тоді в її змісті будуть надані
пояснення окремих положень цього документа.
Як правильно написати пояснювальну записку?
Пояснювальна записка представляє собою діловий документ, який знаходиться у внутрішньому зверненні організації. Зміст документа передбачає пояснення причинно-наслідкового зв\’язку між подією, вчинком чи фактом, зазвичай негативного властивості, який вже відбувся. Пояснювальна записка може бути супроводом основного документа, тоді в її змісті будуть надані пояснення окремих положень цього документа.
Призначення пояснювальної записки – прояснення ситуації людиною, яка є головною особою в події, що відбулися, можливо, їх винуватцем; мета пояснювальної записки – провести внутрішнє розслідування причин події, розібратися в них, зробити правильні висновки.
Форма, шаблон пояснювальної записки включає обов\’язкові реквізити:
– найменування організації;
– зазначення посадової особи, до якої звернена записка, його ПІБ;
– найменування документа – «Пояснювальна записка»;
– дата складання та № реєстрації записки;
– заголовок до тексту («Щодо…», «Про…»);
– текст пояснення;
– укладач, його підпис.
1. Приклад пояснювальної записки
Декан історико – филологическо-го факультету Орлової Н.І.
від студентки 218 групи Івлєвій Р. П.
Пояснювальна записка
Щодо пропуску занять 22 жовтня 2011 року.
Я, Івлєва Галина Петрівна, пропустила 22 жовтня навчальний день (3 пари та 1 практичний семінар), у зв\’язку з тим, що до мене в гуртожиток приїхала мама з с.олександрівка.
У моєї мами хворе серце, і вона змушена проходити обстеження кілька разів у рік у центрі функціональної діагностики, саме на таке обстеження вона прибула в цей раз. 22 жовтня 2011 року їй несподівано стало погано, вона стала задихатися, я викликала для мами «Швидку допомогу».
Доктор зробив мамі необхідні уколи і сказав, що їй потрібно провести в спокої цілий день. Я вирішила не ходити на заняття, залишилася спостерігати за станом мами. Лікар «Швидкої допомоги» Просянников А. В., на моє прохання, написав записку про те, що мама потребує спостереження. Записку від лікаря прилага ю. Прошу Вас врахувати поважну причину пропуску занять.
2. Зразок пояснювальної записки до школи
Оформлення пояснювальної записки до школи проводиться згідно звичайним вимогам, писати її може тільки батько школяра, або його офіційний опікун, пишеться подібна записка на ім\’я директора, обов\’язково у записці потрібно вказати клас, який навчається ваша дитина.
Директор Олександрівської середовищ-ній школи № 15 Нікітіну С. А.
від Котова А. А., батька
учня 6 класу «А», Сергія Котова.
Пояснювальна записка
Про пропуск занять Котовим Сергієм 2 жовтня 2012 року.
Я, Котов Олексій Олександрович, разом зі своєю сім\’єю – дружиною і сином Сергієм, учням 6 класу «А», 2 жовтня 2012 року їхав з дачної ділянки, де ми прибирали урожай. Коли ми перебували кілометрів за 5 від міста, моя машина заглухла. Завести автомобіль я не зміг, довелося викликати евакуатор. В результаті цієї події, мій син запізнився на заняття на 3 години. В цей день у нього тільки 4 уроку, сенсу йти на заняття вже не було. Я подзвонив класному керівнику Ганні Петрівні Осипової, пояснив, що син пропустив уроки з поважної причини.
3. Пояснювальна записка про невиконання плану
Голові кредитно – споживчого кооперативу «Політ» Алексєєву М. М.
від керуючого додатковим офісом № 4 Ігумнова Н.І.
Пояснювальна записка
Про невиконання плану за жовтень 2010 року.
Я, Ігумнов Микола Іванович, проаналізувавши ситуацію у зв\’язку з невиконанням встановленого плану на жовтень 2010, пояснюю, що все, що відбувається, пов\’язане з банкрутством КПК «Оазис». Вкладники «Оазису», постраждалі в результаті цього банкрутства, поширюють в ЗМІ негативну інформацію з приводу роботи КПК.
У зв\’язку з цим, у нас знижується потік клієнтів, деякі з посто-постійних клієнтів турбуються про стан своїх вкладів, часто телефонують або приходять в офіс. Прошу Вас посилити роботу з рекламування послуг КПК «Політ».
Керуючий
4. Зразок пояснювальної записки до податкової
Начальнику відділу камеральних перевірок ИФНС № 2 р. Артема
Стафеевой А. О.
від генерального директора ТОВ «Південне» Александрова В. І.
Пояснювальна записка
Щодо претензій податкової інспекції
Я, Александров Іван Іванович, у відповідь на претензії відділу камеральних перевірок ИФНС № 2 про несвоєчасної здачі звітів, пояснюю, що з причини важкого захворювання бухгалтера ТОВ «Південне», в жовтні 2010 змушений був займатися заповненням і відсиланням щоквартальних звітів самостійно.
Звіт в податкову інспекцію був відправлений мною особисто, рекомендованим листом, з повідомленням, у поштовому відділенні № 3 міста Артем 20 жовтня 2010 року, що не суперечить існуючому законодавству, терміни відправки мною звіту не були порушені. Можливо, в запізненні звіту, винні працівники пошти.
До пояснювальної записки додаю поштові квитанції, в яких вказано час відправлення мною рекомендованого листа.
Генеральний
5. Пояснювальна записка про запізнення
Командиру військової частини 55555
підполковнику Павленко С. С.
від службовцем МО РФ, діловода стройового відділу
Зайцевої О. П.
Пояснювальна записка
Стосовно запізнення на роботу 26 липня 2012 року
Я, Зайцева Ольга Петрівна, 26 липня 2012 року запізнилася на роботу на 2 години. Справа в тому, що сьогодні вранці, під час мого проходження на автобусну зупинку, я стала свідком і учасником неприємного події. На десятирічну дівчинку, яка йшла попереду мене, раптово напав бродячий собака, і вкусила її. Мені довелося втрутитися в ситуацію, так як дівчинка була сильно налякана і плакала, а її рана кровоточила. Я доставила дівчинку в найближчий травмпункт, зателефонувала на роботу її батькам, після цього вирушила на роботу . Прошу врахувати поважну причину запізнення.
26 липня 2012 року Зайцева Зайцева О. П.
6. Зразок пояснювальної записки про прогул
Командиру військової частини 55555
підполковнику Павленко С. С.
від службовця МО РФ, слюсаря відділу МТЗ
Петрова О. С.
Пояснювальна записка
Щодо невиходу на роботу 29 липня 2010 року
Я, Петров Олег Семенович, 29 липня 2010 року не зміг вийти на роботу. Напередодні, у неділю ввечері в моєму домі були гості, закуски було мало, а багато спиртного. Я сам не зрозумів, що сталося, тільки я прокинувся пізно ввечері з жахливим головним болем, а гостей у хаті вже не було. Я вирішив прибрати посуд зі столу і ще трохи полежати. Коли я прокинувся наступного разу, було вже пізніше ранок понеділка. Я зрозумів, що дуже сильно запізнився на роботу, як і раніше, боліла голова і все тіло. На роботу я не пішов. Усвідомлюю, що був не прав. Більше такого не повториться.
7. Зразок пояснювальної записки касира
Директору магазину № 8
Климової Н.П.
від касира відділу промислових товарів
Панової О. В.
Пояснювальна записка
Щодо помилково пробитого чека 5 квітня 2010 року
Я, Попова Ольга Володимирівна, 5 квітня 2010 року, помилково пробила касовий чек, виявила помилку до зняття добового звіту з гасінням. Моєї провини в події бути не може, так як я дуже уважно ставлюся до роботи з ККМ. Причиною цього вважаю неполадки в роботі ККМ, оскільки такі помилки спостерігаються кілька днів поспіль. Прошу Вас звернути увагу на роботу даного ККМ.
5 квітня 2010 року Попова Попова О. В.
