Пояснювальна записка – документ, що складається для пояснення окремих положень основного документа (проекту, звіту, плану).Пояснювальна записка – документ, що складається для пояснення окремих положень основного документа (проекту, звіту, плану).
По своєму оформленню такі пояснювальні записки відрізняються від доповідної записки тим, що не містить висновків та пропозицій.
Пояснювальні записки працівників, на вимогу роботодавця
Різновидом пояснювальних записок є документи, що складаються працівниками організації за вказівкою прямих або вищестоящих керівників з відносин, що виникають у процесі виробничої та трудової діяльності. Такі документи складають при виникненні нештатних ситуацій, порушення трудової і виробничої дисципліни, дисциплінарних порушень, проступки і т.ін. В таких ситуаціях роботодавець зобов\’язаний зажадати від працівника пояснювальну записку, яка розглядається трудовим законодавством як форма самозахисту працівника.
Приклад оформлення пояснювальної записки
Пояснювальна записка такого роду зазвичай пишеться від руки, адресується керівникові, який зажадав її. Датою пояснювальної записки буде дата її складання. Оформлення дати в пояснювальній записці вкрай важливо – дисциплінарне стягнення може застосовуватися до працівника не пізніше одного місяця з дня виявлення дисциплінарного проступку, не рахуючи часу хвороби працівника або перебування його у відпустці. Текст пояснювальної записки повинен містити опис фактів, що послужили приводом до її написання, і аргументи, що пояснюють подію, що пом\’якшують провину працівника або підтверджують якісь факти.
Вимога стислості й чіткості тексту поширюється і на пояснювальні записки. При оформленні підпису зазначається посада, особистий підпис, ініціали та прізвище (див. рис. 3.9).
Види пояснювальних записок
За змістом пояснювальні записки поділяються на дві групи:
- супроводжують основний документ;
- пояснюють зміст окремих положень основного документа.
